Zacznij od pytania, z którym przychodzi czytelnik
Prosty język nie polega na unikaniu wszystkich trudniejszych słów. Polega na tym, by odwiedzający rozumiał, co oferujesz, dla kogo jest dana informacja i co może zrobić dalej. Osoba szukająca usługi, czytająca poradnik lub przeglądająca katalog nie musi znać terminów używanych na co dzień w Twojej branży.
Przed napisaniem podstrony zapisz jedno główne pytanie czytelnika. Na stronie firmowej może to być: „Co obejmuje ta usługa?”. Na blogu: „Jak wykonać tę czynność?”. W katalogu: „Czym różnią się te pozycje?”. Następnie ułóż tekst tak, by odpowiedź pojawiła się blisko początku, a szczegóły rozwijały ją w kolejnych akapitach. Jeśli pierwsze zdania wymagają znajomości kilku pojęć, czytelnik może nie dotrzeć do właściwej odpowiedzi.
Warto też zdecydować, do kogo zwracasz się w danym tekście. Opis dla osoby, która pierwszy raz spotyka się z tematem, potrzebuje więcej wyjaśnień niż instrukcja dla stałych użytkowników. Nie musisz pisać wszystkiego dla wszystkich: możesz podać krótką odpowiedź, a potem dodać szczegóły dla zainteresowanych.
Znajdź słowa, które coś znaczą dla autora, lecz niewiele dla odbiorcy
Przejrzyj istniejące treści i zaznacz skróty, nazwy procesów, określenia techniczne oraz ogólne hasła, takie jak „kompleksowe rozwiązanie” czy „optymalizacja działań”. Zapytaj przy każdym z nich: czy osoba spoza branży potrafiłaby powiedzieć własnymi słowami, co to oznacza? Czy po przeczytaniu wie, co otrzyma albo co ma zrobić?
Nie każdy termin trzeba usuwać. Jeśli klient spotka go później w formularzu, umowie lub ustawieniach strony, lepiej go zachować i od razu objaśnić. Możesz napisać: „Kopia zapasowa to zapis danych strony, który pomaga je przywrócić po awarii”. Później wystarczy używać krótszej nazwy. Dzięki temu tekst pozostaje dokładny, ale nie wymaga od czytelnika zgadywania.
Zwróć uwagę również na czasowniki. Zdanie „realizujemy proces wdrożeniowy” nie mówi jasno, co się wydarzy. „Przygotujemy stronę, sprawdzimy jej działanie i opublikujemy ją” pokazuje kolejne czynności. Jeśli opisujesz własną ofertę, wymieniaj tylko te działania, które rzeczywiście wykonujesz.
Zamień ogólniki na czynności i konkretne informacje
Najłatwiej poprawić zawiłe zdanie, pytając: kto coś robi, co robi i z jakim skutkiem dla czytelnika? Zamiast „następuje weryfikacja zgłoszenia” napisz „sprawdzamy zgłoszenie”. Jeżeli odbiorca powinien coś przygotować, dodaj tę informację wprost. Krótsze zdania pomagają zwłaszcza wtedy, gdy tekst prowadzi przez formularz, zamówienie lub instrukcję.
Wyjaśnienia nie powinny obiecywać więcej, niż wiadomo. Przykładowo określenie „szybka realizacja” można zastąpić opisem etapów: „Po otrzymaniu wiadomości ustalimy zakres pracy i poinformujemy Cię o możliwym terminie”. To przykład sposobu pisania, a nie gotowa obietnica dla każdej firmy. Na własnej stronie podawaj takie terminy i zasady, które jesteś w stanie potwierdzić.
Długi tekst podziel według pytań, a nie według wewnętrznych nazw działów lub usług. Nagłówki w rodzaju „Co przygotować przed kontaktem?” i „Co dzieje się po wysłaniu formularza?” pomagają znaleźć odpowiedź bez czytania wszystkiego od początku. W opisie pozycji katalogowej przydatne mogą być stałe pola, na przykład przeznaczenie, najważniejsze cechy i ograniczenia. Ułatwiają one porównanie opisów.
Pokazuj przykłady, ale nie ukrywaj w nich ważnych warunków
Przykład pomaga zrozumieć pojęcie, jeśli jest krótki i wyraźnie oznaczony jako przykład. Gdy wyjaśniasz, czym jest system zarządzania treścią, możesz dodać: „Przykładowo pozwala edytować tekst na podstronie bez zmieniania jej kodu”. Taki opis pokazuje zastosowanie, nie wskazując, które narzędzie czytelnik powinien wybrać.
Przykłady nie zastępują jednak zasad. Jeśli opisujesz usługę, oddziel typową sytuację od informacji o zakresie, warunkach i ewentualnych ograniczeniach. Zdanie „Możemy pomóc w przygotowaniu treści, na przykład opisu strony głównej” będzie bardziej użyteczne, gdy obok wyjaśnisz, jakie materiały ma dostarczyć klient i czy przygotowanie tekstu należy do oferowanej usługi.
Na blogu sprawdź, czy przykład pasuje do opisanego kroku. Jeśli instruujesz, jak napisać przycisk, pokaż zarówno niejasną etykietę „Dalej”, jak i konkretniejszą „Wyślij zapytanie”. Czytelnik zobaczy różnicę i łatwiej zastosuje zasadę we własnym formularzu.
Sprawdź tekst oczami osoby, która widzi go pierwszy raz
Po napisaniu odłóż tekst na chwilę, a następnie przeczytaj go, szukając miejsc, w których trzeba się domyślać znaczenia. Możesz też poprosić osobę niezwiązaną z tematem, by powiedziała, co zrozumiała i jaki byłby jej następny krok. Nie pytaj wyłącznie, czy tekst „brzmi dobrze”: poproś o wskazanie zdań, które wymagały ponownego przeczytania.
Na koniec sprawdź nagłówki, opisy odnośników i etykiety przycisków. Powinny mieć sens także dla osoby, która szybko przegląda stronę lub korzysta z czytnika ekranu. „Zobacz zakres usługi” mówi więcej niż „Kliknij tutaj”. Taka poprawka zwiększa czytelność bez zmiany znaczenia tekstu.
Wracaj do treści, gdy zmienia się oferta, przebieg usługi albo sposób korzystania ze strony. Nawet dobrze napisane wyjaśnienie przestaje pomagać, jeśli opisuje nieaktualny krok. Prosty język to nie jednorazowe skracanie zdań, lecz stałe dbanie o to, by czytelnik dostał jasną i prawdziwą odpowiedź.
