Zacznij od listy stron, nie od redagowania
Przegląd treści łatwiej przeprowadzić, gdy najpierw wiadomo, co znajduje się w witrynie. Spisz najważniejsze podstrony, wpisy blogowe lub pozycje katalogu. Przy każdej zanotuj temat, datę ostatniego przeglądu, jeśli ją znasz, oraz zadanie, które dana strona ma pomóc wykonać odwiedzającemu. Nie potrzebujesz do tego specjalnego narzędzia: wystarczy tabela lub dokument, do którego możesz wrócić podczas kolejnego przeglądu.
Nie musisz sprawdzać wszystkiego naraz. Zacznij od treści, które pomagają podjąć decyzję lub wykonać działanie: opisu usług, strony kontaktowej, odpowiedzi na częste pytania czy najważniejszych artykułów poradnikowych. W prostym katalogu będą to na przykład opisy kategorii i informacje o wpisach. Taka kolejność pozwala najpierw poprawić miejsca, w których nieaktualna informacja mogłaby najbardziej przeszkodzić czytelnikowi.
Sprawdź, co się zestarzało, a co nadal działa
Czytaj każdą wybraną stronę tak, jak osoba, która widzi ją po raz pierwszy. Zwróć uwagę na dane kontaktowe, opis oferty, nazwy usług, instrukcje, odnośniki i materiały do pobrania. Otwórz ważne linki, aby upewnić się, że prowadzą do właściwego miejsca. Jeśli tekst obiecuje coś, czego strona już nie oferuje, popraw tę informację albo usuń obietnicę. Nie zakładaj przy tym, że każdy stary akapit jest błędny: podstawowe wyjaśnienie może wciąż dobrze spełniać swoją rolę.
Oddziel trzy rodzaje uwag: błąd wymagający poprawy, fragment trudny do zrozumienia oraz informację, której nie potrafisz obecnie potwierdzić. Pierwszą popraw od razu, drugą zapisz do uproszczenia, a trzecią sprawdź u osoby odpowiedzialnej za dany temat. Gdy nie da się jej zweryfikować, bezpieczniej usunąć szczegół niż pozostawić na stronie pewnie brzmiące, lecz niepewne stwierdzenie.
Poprawiaj fragmenty, które utrudniają korzystanie ze strony
Aktualizacja nie musi oznaczać wymiany całego tekstu. Czasem wystarczy nowy wstęp, który jasno mówi, czego dotyczy strona, kilka krótszych akapitów oraz bardziej zrozumiałe śródtytuły. Zachowaj fragmenty, które są poprawne i pomocne. Jeżeli artykuł zawiera długą instrukcję, przejdź po jej krokach i zmień tylko te, które nie odpowiadają już działaniu strony lub używanego narzędzia.
Przy okazji sprawdź, czy treść da się wygodnie przeczytać i zrozumieć. Link opisany jako „formularz kontaktowy” mówi więcej niż „kliknij tutaj”, zwłaszcza gdy ktoś przegląda same odnośniki. Obraz przekazujący istotną informację powinien mieć odpowiedni tekst alternatywny; dekoracyjny nie potrzebuje opisu powtarzającego sąsiedni akapit. Jeśli ważna instrukcja jest widoczna wyłącznie na grafice, umieść jej treść także w zwykłym tekście.
Zdecyduj: odświeżyć, połączyć czy wycofać
Po przeglądzie każdej strony podejmij prostą decyzję. Odśwież ją, jeśli odpowiada na potrzebne pytanie, ale wymaga korekty. Połącz z inną, jeśli dwie podstrony powtarzają te same informacje i trudno wskazać, którą czytać. Wycofanie rozważ wtedy, gdy temat przestał pasować do witryny i nie ma sensu utrzymywać osobnej strony. Nie usuwaj jednak treści wyłącznie dlatego, że jest stara: jej przydatność zależy od tego, czy nadal pomaga odbiorcy.
Przy łączeniu lub usuwaniu sprawdź odnośniki prowadzące do zmienianej podstrony, w tym linki we własnych artykułach i menu. Jeśli adres ma się zmienić, zaplanuj przekierowanie do najbardziej odpowiedniej istniejącej strony, zamiast kierować wszystkich na stronę główną. Gdy dawny materiał ma znaczenie jako zapis wcześniejszych informacji, można pozostawić go z jasną adnotacją, że nie opisuje już obecnej oferty lub sposobu działania.
Zapisz zmiany i ustal rytm kolejnych przeglądów
Przed większą edycją warto mieć kopię treści albo możliwość przywrócenia wcześniejszej wersji w systemie zarządzania stroną. Po publikacji otwórz poprawioną podstronę jak zwykły odwiedzający: sprawdź układ tekstu, linki, obrazy oraz widok na węższym ekranie. To prosty sposób, by wychwycić literówkę, brakujący akapit lub przycisk, który po zmianie opisu przestał być zrozumiały.
Na liście stron zapisz, co zostało zmienione i które informacje wymagają późniejszego potwierdzenia. Strony z danymi kontaktowymi lub opisem zmiennej oferty mogą potrzebować częstszego sprawdzania niż poradnik wyjaśniający podstawowe pojęcia. Dzięki krótkim, regularnym przeglądom aktualizacja staje się częścią prowadzenia witryny, a nie dużym projektem polegającym na pisaniu wszystkiego od nowa.
