Najpierw ustal, do czego ta osoba miała dostęp
Dostęp do strony rzadko oznacza tylko możliwość zalogowania się do panelu, w którym edytuje się teksty. Osoba współpracująca przy witrynie mogła mieć konto u dostawcy hostingu, dostęp do plików, bazy danych, domeny, skrzynek e-mail lub narzędzia do tworzenia kopii zapasowych. Mogła też korzystać z usług połączonych ze stroną, na przykład formularza kontaktowego, systemu statystyk czy narzędzia do wysyłki wiadomości. Zacznij od spisania tych miejsc. Zajrzyj do zapisanych zaproszeń, wiadomości dotyczących uruchomienia strony i list użytkowników w poszczególnych usługach.
Przy każdej pozycji zanotuj, kto jest właścicielem konta, jakie uprawnienia ma odchodząca osoba oraz czy korzystała z własnego loginu, czy ze wspólnego. To ważna różnica: osobne konto można zwykle wyłączyć, natomiast wspólne hasło trzeba zmienić. Jeśli nie wiesz, do czego służy dany dostęp, nie usuwaj go w ciemno. Najpierw sprawdź, czy nie jest wykorzystywany do publikowania strony, dostarczania poczty lub wykonywania kopii.
Zabezpiecz ciągłość działania, zanim wyłączysz konta
Upewnij się, że Ty lub inna zaufana osoba możecie samodzielnie wejść do najważniejszych paneli: systemu zarządzania treścią, hostingu i konta, na którym zarządzana jest domena. Sprawdź, czy znasz dane potrzebne do odzyskania dostępu, a adres e-mail do powiadomień należy do Ciebie lub Twojej organizacji. Jeśli jedynym administratorem jest osoba, z którą kończysz współpracę, najpierw poproś o przekazanie uprawnień właścicielskich i sprawdź je przez samodzielne logowanie.
Przed zmianami wykonaj kopię zapasową plików i bazy danych, o ile masz taką możliwość. Sprawdź także, czy wiesz, jak ją przywrócić lub gdzie uzyskać pomoc w razie błędu. Sama kopia nie zastępuje odebrania dostępu, ale ułatwia powrót do działającej wersji witryny, gdy przypadkowo wyłączysz coś potrzebnego. Przy większej liczbie usług zapisuj wykonane kroki, aby łatwo ustalić, co zostało zmienione.
Odbierz uprawnienia i wymień wspólne dane logowania
Gdy masz już własny dostęp administracyjny, wyłącz lub usuń konto byłego współpracownika we wszystkich miejscach z listy. W panelu strony sprawdź nie tylko administratorów, lecz także konta redaktorów i autorów. Następnie przejrzyj hosting, dostęp do plików i bazy danych, zarządzanie domeną, skrzynki pocztowe oraz połączone usługi. Jeżeli narzędzie pozwala zakończyć aktywne sesje użytkownika, skorzystaj z tej opcji: samo usunięcie konta nie zawsze od razu przerywa już otwartą sesję.
Zmień hasła wszędzie tam, gdzie używano jednego loginu wspólnie. Dotyczy to również haseł zapisanych w programach do przesyłania plików lub przekazanych w wiadomościach. Jeśli były udostępnione klucze dostępu do usług, tokeny albo hasła aplikacji, wygeneruj nowe i podmień je w ustawieniach strony. Tam, gdzie to możliwe, włącz weryfikację dwuetapową dla kont, które pozostają aktywne. Na przyszłość przyznawaj każdej osobie osobne konto z uprawnieniami potrzebnymi do jej zadań — dzięki temu odebranie dostępu będzie prostsze.
Sprawdź, czy strona i powiązane usługi nadal działają
Po zmianach otwórz stronę jako zwykły odwiedzający. Sprawdź stronę główną, kilka podstron, obrazy i działanie na telefonie. Wyślij próbne zgłoszenie przez formularz kontaktowy i upewnij się, że dociera pod właściwy adres. Jeśli prowadzisz blog, sprawdź, czy możesz przygotować i opublikować wpis. W prostym katalogu przetestuj dodanie lub edycję przykładowego wpisu. Skontroluj też, czy wykonuje się kolejna kopia zapasowa oraz czy powiadomienia o domenie i hostingu trafiają do właściwej osoby.
Warto przejrzeć ustawienia użytkowników, przekierowań, formularzy i integracji, szukając nieznanych adresów e-mail lub niepotrzebnych połączeń. Nie każda niezrozumiała pozycja jest zagrożeniem — może być częścią poprawnej konfiguracji. Zanim ją usuniesz, ustal jej rolę. Jeżeli podejrzewasz, że ktoś nadal korzysta z witryny bez zgody, zachowaj dostępne zapisy zdarzeń i poproś administratora hostingu lub zaufaną osobę techniczną o pomoc w ocenie sytuacji.
Uporządkuj dostępy na przyszłość
Na koniec przygotuj krótką listę usług związanych ze stroną, właścicieli kont i osób, które mają do nich dostęp. Nie zapisuj haseł w takim dokumencie; przechowuj je w narzędziu przeznaczonym do zarządzania hasłami. Ustal też, kto odpowiada za aktualizacje, kopie zapasowe, odnowienie domeny oraz sprawdzanie wiadomości z formularza. Dzięki temu zakończenie kolejnej współpracy nie będzie wymagało odtwarzania całej konfiguracji od początku.
Dobrym zwyczajem jest przegląd uprawnień przy każdej zmianie zespołu, a nie dopiero po zauważeniu problemu. Celem nie jest utrudnianie pracy współpracownikom, lecz zapewnienie im dostępu na czas wykonywania zadania i odebranie go, gdy przestaje być potrzebny.
